Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Eine Verarbeitung kann auf berechtigten Interessen von GARANTIEMAX oder Dritten beruhen, sofern nicht Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten überwiegen. Berechtigte Interessen bestehen insbesondere an der IT-Sicherheit, der Missbrauchs- und Betrugsprävention, der Verteidigung gegen Rechtsansprüche, der effizienten Organisation des Bewerbungsprozesses sowie der professionellen Außendarstellung und Personalgewinnung.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO, § 26 Abs. 3 BDSG)

Soweit im Bewerbungsprozess besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, etwa Gesundheitsdaten, Angaben zu einer Schwerbehinderung oder zur Religionszugehörigkeit, erfolgt dies nur, soweit dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses, zur Ausübung von Rechten oder zur Erfüllung rechtlicher Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Sozialversicherungsrecht oder dem Sozialschutz erforderlich und gesetzlich zulässig ist, zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist oder eine ausdrückliche Einwilligung vorliegt. Freiwillig übermittelte besondere Kategorien personenbezogener Daten werden nur verarbeitet, soweit hierfür eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht. Nicht erforderliche sensible Angaben werden im Bewerbungsverfahren nicht berücksichtigt.

Welche Daten wir im Bewerbungsprozess verarbeiten

Abhängig vom Bewerbungsweg und vom konkreten Auswahlverfahren können insbesondere folgende Datenkategorien verarbeitet werden:

• Stammdaten und Kontaktdaten, z. B. Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer.

• Bewerbungsdaten, z. B. Anschreiben, Lebenslauf, Foto, Zeugnisse, Zertifikate, Arbeitsproben, Referenzen, Gehaltsvorstellungen, frühestmöglicher Eintrittstermin und Angaben zur gewünschten Position.

• Berufs- und Qualifikationsdaten, z. B. Ausbildung, Studium, Berufserfahrung, Sprachkenntnisse, Weiterbildungen und sonstige Qualifikationen.

• Kommunikationsdaten, z. B. Inhalte und Metadaten von E-Mails, Nachrichten, Telefonaten, Videokonferenzen und Terminabstimmungen.

• Auswahldaten, z. B. Interviewnotizen, Bewertungen, Rückmeldungen beteiligter Fachbereiche, Ergebnisse von Aufgaben, Case Studies oder Probearbeiten, soweit diese Teil des Bewerbungsverfahrens sind.

• Technische Daten, z. B. IP-Adresse, Zeitstempel, Browser- und Geräteinformationen, Logdaten und Informationen zur Nutzung des Online-Bewerbungssystems.

• Daten aus berufsorientierten Netzwerken oder öffentlich zugänglichen Quellen, soweit diese für die jeweilige Position relevant sind und die Verarbeitung datenschutzrechtlich zulässig ist.

• Besondere Kategorien personenbezogener Daten, soweit Sie uns solche Angaben freiwillig übermitteln oder eine Verarbeitung gesetzlich erforderlich ist, z. B. Angaben zu einer Schwerbehinderung.

Bitte übermitteln Sie uns nach Möglichkeit nur solche Informationen, die für die jeweilige Bewerbung erforderlich sind. Nicht erforderliche sensible Angaben sollten in Bewerbungsunterlagen geschwärzt oder weggelassen werden.

Zwecke der Verarbeitung, Datenkategorien und Rechtsgrundlagen

Bearbeitung Ihrer Bewerbung und Durchführung des Auswahlverfahrens

Zwecke der Verarbeitung

• Entgegennahme, Sichtung und Bewertung Ihrer Bewerbung.

• Kommunikation mit Ihnen und Terminorganisation.

• Durchführung von Vorstellungsgesprächen, Tests, Aufgaben oder Probearbeiten, soweit vorgesehen.

• Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses.

Verarbeitete Datenkategorien

• Stammdaten und Kontaktdaten.

• Bewerbungs-, Qualifikations- und Kommunikationsdaten.

• Auswahldaten und Interviewnotizen.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 BDSG, soweit anwendbar - Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses.

• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO - berechtigtes Interesse an einem strukturierten und effizienten Bewerbungsprozess.

Nutzung des Online-Bewerbungssystems Personio

Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Für die effiziente Durchführung unseres Bewerbungsprozesses nutzen wir ein Bewerbermanagement-System der Personio SE & Co. KG, Seidlstrasse 3, 80335 München. Personio verarbeitet personenbezogene Daten in diesem Zusammenhang grundsätzlich als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf unsere Weisung.

Wenn Sie sich über unser Online-Bewerbungssystem bewerben, werden die von Ihnen eingegebenen Daten und hochgeladenen Dokumente an uns übermittelt und in Personio verarbeitet. Die Übermittlung erfolgt über unsere Karriereseite mit integriertem Bewerbungsformular unter: https://garantiemax.jobs.personio.de. Der Zugriff ist auf die Personen beschränkt, die am jeweiligen Bewerbungsprozess beteiligt sind oder diesen administrativ betreuen. Weitere Informationen zum Datenschutz bei Personio sind unter: https://www.personio.com/privacy-policy/ zu finden.

Zwecke der Verarbeitung

• Bereitstellung des Online-Bewerbungssystems.

• Verwaltung eingehender Bewerbungen und Kommunikation mit Bewerberinnen und Bewerbern.

• Dokumentation des Auswahlprozesses und Koordination beteiligter Fachbereiche.

• Sicherstellung von Zugriffsschutz, Nachvollziehbarkeit und IT-Sicherheit.

Verarbeitete Datenkategorien

• Stammdaten, Kontaktdaten, Bewerbungsunterlagen und Kommunikationsdaten.

• Statusinformationen zum Bewerbungsverfahren.

• Technische Protokoll- und Nutzungsdaten.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 BDSG, soweit anwendbar.

• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO - berechtigtes Interesse an sicherer, effizienter und nachvollziehbarer Bewerberverwaltung.

Bewerbungen per E-Mail oder über andere Kommunikationswege

Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Wenn Sie sich per E-Mail oder über andere Kommunikationswege bewerben, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten und Dokumente. Bei E-Mail-Kommunikation hängt die Sicherheit der Übermittlung auch von Ihrem E-Mail-Anbieter und den von Ihnen genutzten technischen Einstellungen ab.

Zwecke der Verarbeitung

• Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Bewerbung.

• Überführung der Bewerbung in unser Bewerbermanagement-System, soweit dies für eine geordnete Bearbeitung erforderlich ist.

• Dokumentation des Bewerbungsprozesses.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 BDSG, soweit anwendbar.

• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO - berechtigtes Interesse an einheitlicher Bearbeitung und sicherer Dokumentation.

Kommunikation, Terminabstimmung und Vorstellungsgespräche

Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Kontaktdaten, Kommunikationsinhalte und Terminangaben, um mit Ihnen im Bewerbungsprozess zu kommunizieren und Auswahltermine durchzuführen. Soweit Vorstellungsgespräche per Video- oder Telefonkonferenz stattfinden, können technische Verbindungsdaten und Kommunikationsinhalte verarbeitet werden. Eine Aufzeichnung findet nur statt, wenn wir Sie hierüber gesondert informieren und, soweit erforderlich, Ihre Einwilligung einholen.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 BDSG, soweit anwendbar.

• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO - berechtigtes Interesse an effizienter Kommunikation und Terminorganisation.

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO - bei freiwilligen Zusatzfunktionen oder Aufzeichnungen.

Active Sourcing und berufsorientierte Netzwerke

Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Wir können berufsorientierte Netzwerke, nutzen, um unsere Arbeitgebermarke zu präsentieren, mit Interessierten zu kommunizieren und potenzielle Kandidatinnen und Kandidaten auf passende Stellen aufmerksam zu machen. Wenn Sie mit unseren Unternehmensauftritten interagieren oder wir Sie im Rahmen einer zulässigen Direktansprache kontaktieren, verarbeiten wir die dabei sichtbaren oder von Ihnen bereitgestellten Daten.

Soweit wir Sie im Rahmen des Active Sourcing ansprechen, erheben wir die Daten nicht unmittelbar bei Ihnen selbst. In diesen Fällen stammen die verarbeiteten Daten insbesondere aus Ihrem von Ihnen veröffentlichten Profil im jeweiligen berufsorientierten Netzwerk, vor allem LinkedIn, oder aus anderen öffentlich zugänglichen berufsbezogenen Quellen. Wir verarbeiten dabei nur solche Daten, die für die Beurteilung einer möglichen Eignung für eine konkrete Position und für die Kontaktaufnahme relevant sind. Sofern wir personenbezogene Daten nicht direkt bei Ihnen erhoben haben, informieren wir Sie nach Maßgabe von Art. 14 DSGVO über die Verarbeitung, insbesondere über die Kategorien der verarbeiteten Daten, die Quelle der Daten und die Zwecke der Verarbeitung. Diese Information erfolgt grundsätzlich spätestens bei der ersten Kontaktaufnahme mit Ihnen.

Zwecke der Verarbeitung

• Employer Branding und professionelle Außendarstellung.

• Kommunikation mit Interessierten und potenziellen Bewerberinnen und Bewerbern.

• Prüfung, ob eine Kontaktaufnahme zu einer konkreten Position in Betracht kommt.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO - berechtigtes Interesse an Personalgewinnung und professioneller Außendarstellung.

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO - wenn die Kommunikation in ein konkretes Bewerbungsverfahren übergeht.

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO - bei freiwilligen Angaben oder Einwilligungen.

Hinweis: Für Datenverarbeitungen, die direkt durch die jeweiligen Plattformbetreiber erfolgen, sind grundsätzlich die Plattformbetreiber verantwortlich. Bitte beachten Sie dort die jeweiligen Datenschutzhinweise. Nähere Informationen zu unserer Nutzung berufsorientierter Netzwerke, insbesondere LinkedIn, finden Sie auch in unseren auf der Website abrufbaren Datenschutzerklärungen.

Talent Pool

Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Wenn wir Ihnen aktuell keine passende Stelle anbieten können, kann es sein, dass wir Sie fragen, ob wir Ihre Bewerbungsdaten für zukünftige Stellen in unseren Talent Pool aufnehmen dürfen. Eine Aufnahme erfolgt nur auf Grundlage Ihrer freiwilligen Einwilligung. Die Ablehnung oder der Widerruf einer Einwilligung hat keine Nachteile für das laufende Bewerbungsverfahren.

Zwecke der Verarbeitung

• Berücksichtigung für zukünftige passende Stellen.

• Kontaktaufnahme bei neuen Vakanzen oder passenden Karrierechancen.

Verarbeitete Datenkategorien

• Stammdaten, Kontaktdaten, Bewerbungsunterlagen, Qualifikationsdaten und Kommunikationsdaten.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, ggf. § 26 Abs. 2 BDSG - Einwilligung.

Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten im Talent Pool für maximal 12 Monate ab Erteilung der Einwilligung, sofern Sie Ihre Einwilligung nicht vorher widerrufen oder wir mit Ihnen eine kürzere bzw. längere Dauer gesondert vereinbaren. Vor Ablauf der Frist können wir Sie fragen, ob Sie eine weitere Speicherung wünschen.

Technische Protokollierung und IT-Sicherheit

Zwecke der Verarbeitung

• Bereitstellung und Absicherung der eingesetzten Systeme.

• Fehleranalyse, Zugriffsschutz und Missbrauchsprävention.

• Nachvollziehbarkeit administrativer Aktivitäten im Bewerbermanagement-System.

Verarbeitete Datenkategorien

• IP-Adressen, Zeitstempel, Browser- und Geräteinformationen.

• Logdaten, Systemereignisse und Zugriffsinformationen.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO - berechtigtes Interesse an der Sicherheit und Stabilität unserer IT-Infrastruktur.

Verteidigung und Durchsetzung von Rechtsansprüchen

Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Nach Abschluss eines Bewerbungsverfahrens können wir Bewerbungsdaten für einen begrenzten Zeitraum aufbewahren, soweit dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist, insbesondere im Zusammenhang mit dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO - berechtigtes Interesse an der Verteidigung gegen Rechtsansprüche.

• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO - soweit gesetzliche Nachweis- oder Aufbewahrungspflichten bestehen.

Einsatz Künstlicher Intelligenz (KI) im Recruiting

Zum Zeitpunkt dieser Datenschutzerklärung setzen wir im Bewerbungsprozess keine KI-Systeme ein, die Bewerberinnen und Bewerber automatisiert auswählen, bewerten, ranken oder ablehnen.

Eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Ebenso erfolgt kein Profiling, das Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.

Die Prüfung von Bewerbungen sowie Entscheidungen im Bewerbungsprozess erfolgen durch zuständige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Sollten wir künftig KI-Systeme im Bewerbungsprozess einsetzen, werden wir diese Datenschutzerklärung vorab entsprechend aktualisieren und insbesondere über Zweck, Umfang, Rechtsgrundlage, betroffene Datenkategorien, Empfänger, Speicherdauer sowie etwaige Schutzmaßnahmen informieren.

Empfänger und Weitergabe personenbezogener Daten

Innerhalb von GARANTIEMAX erhalten nur diejenigen Personen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, die diese für die Bearbeitung Ihrer Bewerbung oder für die Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben benötigen. Dazu können insbesondere die Personalabteilung, die Geschäftsführung, fachlich beteiligte Führungskräfte sowie IT-administrativ befugte Personen gehören.

Eine Weitergabe an externe Stellen erfolgt nur, soweit dies für den Bewerbungsprozess erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben oder datenschutzrechtlich zulässig ist. Empfänger können insbesondere sein:

• Personio als Anbieter unseres Bewerbermanagement-Systems im Rahmen einer Auftragsverarbeitung.

• IT-, Hosting-, Kommunikations- und Supportdienstleister.

• Rechtsberaterinnen und Rechtsberater, Gerichte oder Behörden, soweit dies zur Erfüllung rechtlicher Pflichten oder zur Rechtsverteidigung erforderlich ist.

• Weitere Dienstleister, soweit sie im Rahmen des Bewerbungsprozesses eingesetzt werden und eine datenschutzrechtliche Grundlage besteht.

Soweit Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, schließen wir Verträge zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO ab. Diese verpflichten die Dienstleister insbesondere zur Vertraulichkeit, zur Verarbeitung nur auf unsere Weisung und zur Umsetzung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen.

Internationale Datenübermittlung

Unser Bewerbermanagement-System Personio wird in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union betrieben; insoweit findet keine Übermittlung in ein Drittland statt.

Soweit wir berufsorientierte Netzwerke, insbesondere LinkedIn, nutzen, kann es zu einer Übermittlung personenbezogener Daten in die USA kommen. Der Anbieter von LinkedIn ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, für das ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission besteht; ergänzend sind EU-Standardvertragsklauseln vereinbart.

Eine darüber hinausgehende Übermittlung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums findet nur statt, wenn dies für die genannten Zwecke erforderlich ist und die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO eingehalten werden, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses, von EU-Standardvertragsklauseln oder anderer geeigneter Garantien. Soweit erforderlich, setzen wir ergänzende technische und organisatorische Schutzmaßnahmen ein.

Eine Kopie der geeigneten Garantien können Sie über die oben genannten Kontaktdaten anfordern.

Speicherdauer und Löschung personenbezogener Daten

Grundsatz der Speicherbegrenzung

Wir speichern personenbezogene Daten grundsätzlich nur so lange, wie dies für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist oder gesetzliche Vorschriften eine Speicherung vorschreiben. Nach Wegfall des Verarbeitungszwecks werden die Daten gelöscht oder - soweit möglich - anonymisiert, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Interessen an einer weiteren Speicherung bestehen.

Bewerbungsdaten bei Absage oder Rücknahme der Bewerbung

Bewerbungsdaten werden grundsätzlich spätestens 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht oder anonymisiert, sofern keine längere Speicherung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist oder Sie in eine längere Speicherung eingewilligt haben.

Bewerbungsdaten bei Einstellung

Wenn ein Beschäftigungsverhältnis zustande kommt, können die für die Begründung und Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlichen Bewerbungsdaten in die Personalakte überführt und nach Maßgabe der Datenschutzinformationen für Beschäftigte weiterverarbeitet werden.

Technische Protokoll- und Sicherheitsdaten

Technische Log- und Protokolldaten werden nur so lange gespeichert, wie sie für Systemsicherheit, Fehleranalyse oder Missbrauchsprävention erforderlich sind. Eine längere Speicherung erfolgt nur, wenn konkrete Sicherheitsvorfälle untersucht werden müssen oder gesetzliche Pflichten bestehen.

Pflicht zur Bereitstellung personenbezogener Daten

Die Bereitstellung Ihrer Bewerbungsdaten ist grundsätzlich freiwillig. Ohne die für die jeweilige Bewerbung erforderlichen Angaben können wir Ihre Bewerbung jedoch möglicherweise nicht oder nur eingeschränkt prüfen. Die Bereitstellung freiwilliger Zusatzangaben ist nicht erforderlich und hat keinen Einfluss auf die Bearbeitung Ihrer Bewerbung, soweit diese Angaben für die Stelle nicht relevant sind.

Ihre Rechte als betroffene Person

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, stehen Ihnen gegenüber dem Verantwortlichen die nachfolgend beschriebenen Rechte nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen zu:

• Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO.

• Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO.

• Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO.

• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO.

• Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO.

• Recht auf Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO nach Art. 21 DSGVO.

• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO.

• Recht, nicht einer ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt, nach Art. 22 DSGVO.

• Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO.

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2-4, 40213 Düsseldorf (Postanschrift: Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf), Telefon: 0211/38424-0, E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de. Unabhängig davon können Sie sich an die Datenschutzaufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes wenden.

Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung

Durch die Weiterentwicklung unseres Bewerbungsprozesses, die Einführung neuer Funktionen oder Technologien, insbesondere möglicher KI-gestützter Funktionen, oder durch geänderte rechtliche Anforderungen kann es erforderlich werden, diese Datenschutzerklärung anzupassen. Es gilt die jeweils aktuelle Fassung.

[1] Folgender Hinweis auf Seite 1 in der Fußnote: Der Begriff “Bewerber” wird zur besseren Lesbarkeit und aus Gründen der sprachlichen Vereinfachung geschlechtsneutral verwendet und umfasst alle drei Geschlechter. Eine Benachteiligung von Personen i. S. v. § 1 AGG ist damit nicht intendiert.